- Optimierung interner Prozesse durch unmittelbare Beteiligung der Mitarbeiter
- Ziel: verbesserte Ablauforganisation und höhere Kunden- und Vertriebsorientierung der Mitarbeiter
- Erfolgsfaktor: Direkte Mitarbeitereinbindung führt zu hoher Akzeptanz und Identifikation
Eine der zentralen Zielsetzungen von Unternehmen der Wohnungswirtschaft bildet die nachhaltig erfolgreiche und ertragsorientierte Bewirtschaftung der Liegenschaften.
Die Aufgabe für unsere Prozessberatung und -begleitung bestand in der Optimierung der internen Prozesse mit dem Ziel einer verbesserten Ablauforganisation und einer höheren Kunden- und Vertriebsorientierung der Mitarbeiter zur Vermeidung von Leerständen.
Der Durchführung der Prozessbegleitung ging eine intensive Diskussion innerhalb des Managements über den Grad der anzustrebenden Beteiligung der Mitarbeiter und über die Rolle des Vorgesetzten voraus. Eine der zentralen Fragen zu Beginn lautete, ob und in welchem Umfang eine von den Mitarbeitern selbst entwickelte Optimierung der Arbeitsprozesse der richtige Weg sei – oder ob ein von Vorgaben geprägtes Vorgehen angewandt werden sollte. Wir konnten uns letztlich auf den Bottom-up-Ansatz verständigen:
- Kick-off-Workshop
Zweitätige Veranstaltung mit sämtlichen Mitarbeitern und der Geschäftsbereichsleitung; Erläuterungen der Verantwortlichen zu den Hintergründen, Visionen und Zielsetzung der Veranstaltung und Erläuterung des Zeitplans mit den wichtigsten Meilensteinen - Workshop-Serie
Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen bearbeiteten die identifizierten Themenstellungen. Die funktionsübergreifende Zusammensetzung erwies sich dabei als vorteilhaft, um so unmittelbar fachbezogene Sichtweisen in die Erarbeitung von Lösungsmöglichkeiten integrieren zu können - Ergebnisverdichtung und Präsentation
Die unmittelbare Beteiligung hat den Mitarbeitern Raum gegeben, ihre umfangreiche fachliche Kompetenz zur Beschreibung der Prozessaktivitäten direkt einzubringen. Durch die Einbindung der Mitarbeiter ist in den eigenen Reihen ein hoher Grad an Akzeptanz und Identifikation mit den entwickelten Handlungsanweisungen entstanden.
Die bisher erzielten Resultate seit Beginn des Projektes bestätigen eindrucksvoll unsere Vorgehensweise zur Prozessoptimierung. Konkret wurden folgende Zwischenergebnisse erreicht: deutliche Verringerung der internen Qualitätsmängel bei Schriftstücken, geringerer Zeitaufwand für interne Korrekturen und Abstimmungen sowie signifikante Senkung der Durchflusszeiten. Damit sind wesentliche Grundlagen geschaffen für eine verbesserte Kunden- und Vertriebsorientierung und eine Senkung der Leerstände.